Plataforma para digitalización de pedidos especiales de temporada
Salutti es un negocio de comida por pedido y venta de aderezos. El proyecto digital desarrollado se enfocó específicamente en los pedidos especiales de temporada, particularmente en vísperas de Navidad, cuando el volumen y la complejidad operativa aumentan considerablemente. La iniciativa contempló dos frentes complementarios: una página pública para consultar el catálogo de platillos de temporada sin depender de PDFs estáticos, y una plataforma web interna para modernizar y centralizar la gestión de pedidos, clientes y platillos, sustituyendo procesos manuales y hojas de cálculo poco prácticas.
El problema
En temporadas anteriores, la operación de pedidos especiales presentaba múltiples retos:
- Desorganización en la gestión de platillos y pedidos.
- Precios y conceptos desactualizados entre versiones de catálogo.
- Falta de trazabilidad de clientes, teléfonos y domicilios.
- Generación manual de tickets y pedidos.
- Uso de PDFs estáticos que requerían ser reenviados ante cualquier corrección.
- Gestión de pedidos mediante Excel, lo que volvía el proceso tedioso y propenso a errores.
Además, aunque no existía un sistema formal de inventario, la falta de visibilidad dificultaba la planeación y ejecución de los pedidos durante la temporada alta.
Objetivo del proyecto
Página pública
Facilitar a los clientes la consulta de platillos de temporada con precios actualizados, sin depender de PDFs, y permitirles estimar el costo de su cena de forma sencilla.
Plataforma web de pedidos
Centralizar platillos, pedidos y clientes en un solo sistema accesible desde cualquier dispositivo, mejorando la organización y la visibilidad operativa.
Usuarios objetivo
Página pública
Personas interesadas en adquirir una cena navideña, principalmente mujeres y hombres de entre 40 y 60 años, clientes finales que buscan claridad y facilidad al consultar opciones y precios.
Plataforma web de pedidos
Personas de entre 25 y 60 años, profesionistas dedicados a la cocina o a la administración del negocio, responsables de gestionar pedidos y clientes durante la temporada.
Proceso
Análisis inicial
- Revisión de problemáticas recurrentes de años anteriores.
- Análisis del proceso de cocina y administración junto con la usuaria principal.
Definición y prototipado
- Identificación de requerimientos clave.
- Desarrollo directo de prototipos iniciales para ambos frentes.
- Refinamiento continuo de la plataforma conforme se revisaba con la usuaria principal.
Página pública
- Análisis de la problemática del uso de PDFs estáticos.
- Diseño de una solución más flexible y fácil de actualizar.
- Pruebas piloto con personas cercanas.
- Ajustes finales y lanzamiento al público.
Solución
Página pública
La página ofrece un catálogo simple y claro de platillos de temporada, donde el usuario puede consultar:
- Descripción del platillo.
- Variantes disponibles.
- Cantidad de personas que cubre.
- Tipo de presentación.
- Precio.
Además, se incorporó una simulación de carrito, que permite estimar el costo total de una cena navideña.
Una vez definido el pedido, este se envía directamente a un número de WhatsApp configurado, donde se confirma la cantidad, el precio final y el anticipo.
La página no realiza transacciones en línea.
Plataforma web de pedidos
La plataforma se diseñó como un sistema paso a paso (wizard) para la generación de pedidos, permitiendo:
- Crear pedidos de forma guiada.
- Ver y editar el detalle del pedido.
- Registrar anticipos.
- Definir fechas de entrega.
- Modificar platillos cuando es necesario.
Además, la plataforma:
- Genera tickets y pedidos en PDF para impresión.
- Permite crear y modificar clientes y platillos.
- Incluye un dashboard con:
- Resumen de ventas.
- Anticipos recibidos.
- Montos pendientes.
- Pedidos próximos a entregar.
Resultados y aprendizajes
Tras el uso de la página y la plataforma:
- Se detectó una resistencia inicial al cambio, con cierta confusión en los primeros usos.
- Posteriormente, los usuarios expresaron agrado al percibir el sistema como más práctico y funcional.
- La clienta destacó la comodidad de poder gestionar pedidos desde iPad y teléfono.
- Agregar y modificar pedidos resultó más sencillo.
- Tener visibilidad clara de:
- Ventas totales.
- Anticipos.
- Montos pendientes.
Como oportunidad de mejora, la clienta expresó el interés en contar con un sistema de inventario más robusto, que permita:
- Visualizar los platillos disponibles en refrigeración.
- Armar paquetes a partir del inventario existente.
Siguientes pasos
Para la plataforma web
- Implementar mejoras en la gestión de platillos mediante el armado de paquetes.
- Fortalecer la administración de pedidos.
- Incorporar un sistema de inventario más completo.
Para la página pública
- Mejorar la experiencia del carrito.
- Permitir el pago automático de anticipo o del pedido completo, reduciendo fricción en la confirmación.
Estos pasos permitirán consolidar la digitalización del proceso de pedidos especiales y preparar a Salutti para futuras temporadas con mayor eficiencia y control.